🌍 Handleiding Projecten op Kaart

✨ Met POK zie je niet alleen data, maar vertel je het verhaal van je projecten op een visuele manier!!

DEEL 1

1. 📝 Inleiding

Projecten op Kaart is een modern geografisch projectmanagementplatform. Het brengt alle projectinformatie samen in één omgeving, gekoppeld aan de kaart. Dat zorgt voor transparantie, samenwerking en betere besluitvorming.

2. 🔑 Toegang & Inloggen

Ga naar 👉 https://pok.cell-0.com Vul je e-mailadres en wachtwoord in om toegang te krijgen. 🔒 Tip: Gebruik veilige wachtwoorden en activeer tweefactorauthenticatie.

3. 🧭 Navigatie & Interface

Na inloggen zie je de kaart met projectlocaties. Links bevindt zich het zoek- en filterpaneel. Projectdetails kun je raadplegen via de tabs:

• 📄 Details

• 👥 Deelnemers

• 📆 Planning

• 💶 Financiën

• 📝 Logboek

  
  

4. 🔍 Zoeken & Filteren

Gebruik de filters om projecten te vinden op titel, fase, budget en startdatum. Dit maakt het eenvoudig om snel de juiste projecten boven water te krijgen.

📸 Figuur 1: Het filtermenu om projecten gericht te selecteren.

5. 🗺️ Resultaten en Kaartweergave

Projecten verschijnen als markers of polygonen op de kaart. Een klik op een project opent alle bijbehorende details.

🏘️ Wijkgericht werken: kleine projectvlakken liggen bovenop wijkprojecten en zijn direct selecteerbaar dankzij de hiërarchie van onze kaartlagen.

✏️ Met een dubbele klik op de kaart kun je eenvoudig de projectgrens wijzigen. Ideaal om scope te verruimen of te verkleinen, en zo werk met werk te maken met andere projecten.

📸 Figuur 2: Voorbeeld van projectresultaten op de kaart.

6. 📂 Projectdetails

Elke projectpagina bevat uitgebreide tabbladen:

• 📄 Details: Id, titel, omschrijving, fase, leidende vakgroep en links

  Het is namelijk handig om naar een gemeentesite of naar Teams-documenten te linken.

• 👥 Deelnemers: rollen en organisaties

  Deelnemers kunnen worden toegevoegd door een tag en hebben de vrijheid om onderdelen in de tabbladen (zoals planning, financiën of deelnemers) te actualiseren. Dit stimuleert eigenaarschap en samenwerking.

• 📆 Planning: startdata en deadlines

  Hier wordt consensus gezocht bij de deelnemers om te kiezen voor een integrale start- en einddatum

• 💶 Financiën: budgetten en bijdragen

  Bespaar moeiteloos 30% op de projectkosten: denk aan het slimmer inzetten van materialen, materieel en personeel én de administratie- en toezichtkosten dalen door vroege afstemming van de projectprocessen.

• 📝 Logboek: versiebeheer en wijzigingen.

  Wanneer het leidende project het niet eens is met een aanpassing, kan dit via het logboek eenvoudig worden teruggedraaid.

📸 Figuur 3: Detailweergave van een project met meerdere tabs

7. 🔄 Import, Export & API

POK ondersteunt:

• 📥 Shape-import (projectgrenzen)

• 📤 Export naar Excel/CSV

• 🔗 API-koppelingen met andere systemen

➡️ Zo blijft je data consistent en actueel!

8. 🗂️ Kaartfunctionaliteit

Navigeren gaat eenvoudig met zoomknoppen of je muiswiel. Kaartlagen tonen extra context, zoals thematische data of projectgrenzen.

9. 💡 Tips & Best Practices

✅ Combineer filters slim (bijv. Ontwerp + Met budget + Startdatum 2027)✅ Gebruik het logboek om wijzigingen terug te draaien ✅ Integreer API-koppelingen in jouw beheerprogramma's; projectinformatie vanaf de bron

10. 🛠️ FAQ & Troubleshooting

Veelvoorkomende vragen:

• 🏷 Ben je geen deelnemer ➝ Ontag in tabblad deelnemers

• ❌ Geen projecten zichtbaar? ➝ Reset filters

• ❓ Details ontbreken? ➝ Raadpleeg logboek of beheerder

• 📂 Import mislukt? ➝ Controleer bestandsformaat

• 🐢 Trage kaart? ➝ Vraag beheerder om optimalisaties

Zo combineert POK snelheid en wendbaarheid met vertrouwen en controle. Niemand hoeft bang te zijn dat wijzigingen definitief “de boel vernaggelen”.

DEEL 2:

PROJECTFASEN (voorzet): van idee tot beheer

Binnen het projectmatig werken doorloopt elk project in de openbare ruimte een aantal vaste fasen. Deze helpen om grip te houden op kwaliteit, kosten, planning en beheer. Hieronder lees je per fase wat het doel is en wat er gebeurt.

💡 1. Verkenningsfase

De verkenningsfase is bedoeld om (koppel)kansen en risico’s in kaart te brengen en heeft vooral een sectoraal karakter. Op basis van de beheerbehoefte (vervangen, vernieuwen), ideeën, wensen van bewoners, bedrijven of maatschappelijke opgaven  (energietransitie, klimaatadaptatie, woningbouw) wordt verkend of een project haalbaar en gewenst is.

🧩2. Initiatieffase

In de initiatieffase wordt in samenspraak de scope bepaald en heeft een integraal karakter. Het projectidee wordt concreet in het  ‘wie, wat, waarom en hoe’.  Wie doet er mee? Wat is de scope? Waarom heeft dit prioriteit? Hoeveel mensen/middelen zijn nodig? Het projectteam wordt vastgesteld.

✏️ 3. Ontwerpfase

Deze fase vertaalt de doelen naar een concreet ontwerp. De ontwerpfase bestaat uit drie stappen:

• Schetsontwerp (SO): Een eerste globale weergave van het ontwerp. Hierin staan grenzen, functies en hoofdlijnen.

• Voorlopig Ontwerp (VO): Het ontwerp wordt preciezer. Denk aan materialen, afmetingen en globale technische keuzes. Afstemming met interne diensten en stakeholders vindt plaats.

• Definitief Ontwerp (DO): Alles ligt vast: materialen, maatvoering, technische eisen en beheerafspraken. Dit is het laatste moment voor inhoudelijke toetsing.

• 
  

🚧 4. Uitvoeringsfase

De aannemer voert het project uit op basis van het definitieve ontwerp. Tijdens de uitvoering worden werkzaamheden gevolgd en gecontroleerd. Na afronding vindt een oplevering plaats, waarbij wordt beoordeeld of het werk aan alle afspraken voldoet. Hierna volgt de officieuze overdracht van het project aan de beheerorganisatie.

🔧 5. Nazorgfase

In de nazorgfase wordt het project zorgvuldig afgerond. Eventuele restpunten, zoals herstelwerk of garantiegevallen, worden opgelost. Daarnaast wordt geëvalueerd of het project naar verwachting functioneert en of het ontwerp en de uitvoering aansluiten bij de vooraf gestelde doelen. De nazorgperiode duurt doorgaans twee jaar: in deze periode kunnen eventuele verborgen gebreken bij de aannemer worden neergelegd. Na afloop wordt het project officieel en volledig overgedragen aan de beheerorganisatie. Belangrijk onderdeel is de verwerking van de revisietekeningen binnen 30 dagen, conform wetgeving (zoals de WIBON).